a) Coordonează lucrările pentru alegerile organelor locale şi desfăşurarea referendumului naţional;
b) Gestionează primirea/expedierea corespondenţei venită/plecată prin poştă/curieri/ agenţi procedurali;
c) Asigură înregistrarea şi distribuirea documentelor primite;
d) Gestionează procesul de acordare a audienţelor de către directorul executiv;
e) Înregistrează în Registrul de decizii ale directorului executiv al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Brașov şi acordă număr unic de înregistrare, tuturor deciziilor emise; asigură comunicarea și gestionarea deciziilor directorului executiv şi a informaţiilor secrete de stat, precum și a informațiilor cu caracter personal;
f) Păstrează evidenţa sigiliilor, ştampilelor şi parafelor instituţiei cu ajutorul Registrului de evidenţă a ştampilelor, sigiliilor şi parafelor;
g) Organizează activitatea de primire în audienţă a cetăţenilor de către directorul executiv sau lucrătorul desemnat şi face înregistrările respective în Registrul înscrieri în audienţă; participă la audienţele acordate şi completează în mod corespunzător Registrul fişe de audienţă;
h) Participă la audienţele acordate de şeful Serviciului de Stare Civilă şi completează în mod corespunzător Registrul fişe de audienţă;
i) Participă la şedinţele operative, consemnează lucrările în Registrul proceseverbale şedinţe operative director executiv și asigură semnarea consemnărilor respective de către participanții la ședințele operative;
j) Organizează şi răspunde de evidenţa la zi a lucrărilor primite în instituţie (înregistrare în Registrul de intrare-ieșire a corespondenței cronologic, în ordinea primirii lor și consemnarea numărului și a datei, multiplicare, distribuire şi expediere a corespondenţei prin Poșta Română, SRI, curieri, conform rezoluţiei conducerii) și urmărește rezolvarea acestora în termen legal; clasifică și ordonează corespondența în mapa de corespondență;
k) Asigură legăturile telefonice;
l) Aplică dispoziţiile legale cu privire la apărarea secretului de stat şi de serviciu, modul de manipulare şi de păstrare a documentelor clasificate; înregistrează materialele respective, după caz, în Registrul de evidenţă a informaţiilor secrete de serviciu / Condica de predare-primire a documentelor clasificate / Registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate / Registrul pentru evidenţa autorizaţiilor de acces la informaţiile secrete de serviciu / Registrul de evidenţă a fişierelor transmise şi recepţionate de la BJABDEP Braşov;
m) Asigură primirea şi înregistrarea în Registrul de petiţii a tuturor petiţiilor şi urmăreşte rezolvarea acestora în termen legal;
n) Ţine evidenţa tuturor radiogramelor/e-mail/notelor telefonice primite de Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Brașov şi le înregistrează în Registrul de evidenţă a radiogramelor/Registrul evidenţa emailuri/Registrul note telefonice;
o) Ţine evidenţa ordinelor, dispoziţiilor, instrucţiunilor, regulamentelor pe care le primeşte, le înregistrează în Registrul evidenţă al ordinelor, instrucţiunilor şi regulamentelor și le aduce la cunoștință, sub semnătură, salariaților conform rezoluției conducerii;
p) Elaborează informările periodice privind modul de soluţionare a petiţiilor; întocmeşte raportul semestrial privind activitatea de soluţionare a petiţiilor/ email/şi audienţelor;
q) Întocmeşte anual Raportul privind accesul la informaţiile de interes public şi completează la zi Registrul pentru înregistrarea cererilor şi răspunsurilor privind accesul la informaţiile de interes public;
r) Primeşte de la structurile S.P.C.L.E.P. Brașov principalii indicatori realizaţi, precum și sinteze și situații comparative pe care le transmite Direcţiei Judeţene Comunitare de Evidenţă a Persoanelor;
s) Actualizează listele electorale permanente, în colaborare cu structurile teritoriale ale Direcţiei Generale pentru Evidenţa Persoanelor;
t) Comunică Judecătoriei Braşov actualizările operate în listele electorale permanente;
u) Predă pe bază de proces-verbal copiile de pe listele electorale permanente preşedintelui biroului electoral al fiecărei secţii de votare cu 3 zile înainte de data alegerilor;
v) Pune la dispoziţia partidelor politice, alianţelor politice şi alianţelor electorale, la cererea şi pe cheltuiala acestora copii ale listelor electorale permanente, în condiţiile legii;
w) Asigură consultarea, în bune condiţii a listelor electorale permanente de către alegători şi organizează acţiuni de informare şi îndrumare a alegătorilor pentru efectuarea verificărilor necesare;
x) Asigură tehnoredactarea materialelor dispuse de conducerea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor;
y) Descarcă în programul de registratură documentele înregistrate în cadrul compartimentului;
z) Verifică modul de descărcare a documentelor emise de Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Brașov în termenele legale şi raportează șefului ierarhic superior orice abatere de la norme;
aa) Asigură transmiterea către mass-media a comunicatelor de presă / declaraţiilor de presă privind activitatea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor;
bb) Elaborează Raportul anual de activitate al Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor, în conformitate cu prevederile normelor metodologice în materie;
cc) Colaborează cu Biroul Judeţean de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenţa Persoanelor Braşov în vederea întocmirii şi actualizării anuale a listelor electorale permanente;
dd) Potrivit deciziei directorului executiv stabileşte şi urmăreşte aplicarea măsurilor tehnice şi organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat, precum şi împotriva oricărei alte forme de prelucrare ilegală;
ee) Elaborează Raportul anual de activitate al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Braşov privind protecţia persoanelor în privinţa prelucrării datelor cu caracter personal, conform dispoziţiilor Regulamentului(UE) nr.2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor);
ff) Colaborează cu compartimentele de specialitate la elaborarea programului anual al achiziţiilor publice pe baza necesităţilor şi priorităţilor comunicate de structurile Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor, ce va fi supus spre aprobare directorului executiv;
ii) Stabileşte, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, procedurile specifice care vor sta la baza atribuirii contractelor de achiziţii publice;
jj) Elaborează sau, după caz, coordonează activitatea de elaborare a documentelor de atribuire a contractelor de achiziţii publice;
kk) Asigură pregătirea şi desfăşurarea achiziţiilor şi selecţiilor de oferte în baza caietelor de sarcini sau referatelor întocmite de compartimentele de specialitate şi aprobate de conducătorul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Braşov;
ll) Întocmește acte și documente specifice derulării procedurilor de achiziție publică, respectiv referate/note justificative;
mm) Elaborează și, după caz, actualizează, pe baza necesităților transmise de celelalte servicii/compartimente, programul anual al achizițiilor publice și, dacă este cazul, strategia anuală de achiziții publice;
nn) Are obligația, trimestrial, de a transmite în SEAP o notificare cu privire la achizițiile directe;
oo) Are obligația de a ține evidența achizițiilor directe de produse, servicii și lucrări, ca anexă la programul anual al achizițiilor publice;
pp) Întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/reînnoirea/recuperarea înregistrării autorității contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă este cazul;
qq) Aplică și finalizează procedurile de atribuire;
rr) Realizează achizițiile directe;
ss) Constituie și păstrează dosarul achiziției publice;
tt) Primește referatele de necesitate emise de serviciile/compartimentele de specialitate în ultimul trimestru al anului în curs pentru anul viitor, precum și 42 referatele de necesitate elaborate la momentul identificării necesității sau, după caz, modificările la referatele de necesitate;
uu) Verifică, semnează referatele întocmite de către compartimentele de specialitate privind achizițiile din cadrul instituției;
vv) Asigură aplicarea dispozițiilor legale privind întocmirea, circuitul și păstrarea actelor și documentelor referitoare la achizițiile publice soluționate;
ww) Asigură preluarea cererilor de la persoane fizice / juridice / executori judecătorești / avocați / birouri notariale la Registratura SPCLEP Braşov conform programului stabilit;
xx) Asigură preluarea corespondenței prezentate la Registratura instituției de la agenți procedurali, curieri, factor postal;
yy) Identifică adresele şi codurile poştale (dacă este cazul) pentru documentele ce urmează a fi expediate;
zz) Întocmeşte borderourile de expediere a corespondenţei SPCLEP Braşov;
aaa) Prezintă trimiterile poştale francate în sistem TP, la Oficiul Poştal nr. 1 Braşov;
bbb) Ridică, zilnic, de la Centrul de Informaţii pentru Cetăţeni din cadrul Primăriei Braşov, corespondenţa destinată S.P.C.L.E.P. Braşov şi o înregistrează în registrele speciale de corespondenţă;
ccc) Înregistrează corespondenţa SPCLEP Braşov în registre special destinate, după cum urmează: – corespondenţa primită de la Centrul de Informaţii pentru Cetăţeni din cadrul Primăriei Braşov şi Poşta Română în Registrul de corespondenţă simplă, – corespondenţa primită prin curieri (Poşta Militară, DJCEP Braşov, Direcţia Fiscală, Tribunalul Braşov, Tribunalul pentru Minori şi Familie Braşov, Judecătoria Braşov) în Registrul de corespondenţă specială;
ddd) Repartizează corespondenţa pe servicii/birouri/compartimente în vederea aplicării rezoluţiei;
eee) Înregistrează toate documentele instituţiei în programul informatic de registratură, precum şi predarea acestora la serviciile/birourile/compartimentele SPCLEP Braşov;
fff) Soluţionează corespondenţa repartizată în termenele legale;
ggg) Comunică Serviciului de Stare Civilă din cadrul Direcţiei Judeţene Comunitare de Evidenţă a Persoanelor Braşov menţiunile, întocmite de Serviciul de Stare Civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. Braşov şi pe cele primite din alte localităţi;
hhh) Transmite situaţia statistică împreună cu buletinele statistice la Direcţia Judeţeană de Statistică la termenele stabilite;
iii) Constituie și păstrează dosarul achiziţiei publice;
jjj) Raportează către Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice, la termenele stabilite, raportul anual privind contractele de achiziţie publică atribuite în anul anterior.